Buchhaltungsservice buchen

Laufend eingehende Rechnungen zu bearbeiten ist eine andere Aufgabe, als ungeordnete Unterlagen aus vergangenen Zeiträumen aufzuarbeiten. Wenn Du einen Buchhaltungsservice buchen möchtest, lohnt sich zuerst ein Blick auf den eigenen Bedarf.

Welche Arbeit soll übernommen werden?

Belege sammeln und ordnen, Zahlungen zuordnen oder Unterlagen für die weitere Bearbeitung vorbereiten sind unterschiedliche Arbeitsschritte. Beschreibe der Buchhaltungskraft das gewünschte Ergebnis: Brauchst Du geordnete Dokumente zur Übergabe an Deine Steuerkanzlei oder Unterstützung bei wiederkehrenden Buchhaltungsaufgaben? Je genauer das Ergebnis beschrieben ist, desto klarer lassen sich Zuständigkeiten und offene Arbeitsschritte abgrenzen.

Halte vor der Beauftragung schriftlich fest, welche Tätigkeiten bei Dir bleiben und welche die Person übernimmt. Wenn Deine Steuerkanzlei die Daten weiterverarbeitet, sprich auch ihre Wünsche an die Aufbereitung an. Wer Unterstützung bei der Organisation sucht, findet im Bereich Beratung weitere Angebote.

Belegfluss und vorhandene Software

Überlege, wie digitale Rechnungen, Papierbelege und Zahlungen über verschiedene Konten nachvollziehbar zusammenkommen sollen. Ein Scan ohne erkennbaren Geschäftsvorgang kann Rückfragen auslösen, und fehlende Zahlungszuordnungen erschweren die weitere Bearbeitung. Für die Auswahl ist daher wichtig, in welcher Form Deine Unterlagen vorliegen und wie Rückfragen zu unklaren Belegen beantwortet werden.

Eine doppelte Erfassung verursacht zusätzlichen Aufwand. Vereinbare deshalb mit der Buchhaltungskraft, in welchem System gearbeitet wird und wer fehlende Informationen ergänzt. Bei Fragen zur Einrichtung der Software helfen die IT-Dienstleistungen weiter.

Den Belegumfang für die Anfrage beschreiben

Nenne in Deiner unverbindlichen Anfrage, welche Aufgaben anfallen und in welcher Form die Unterlagen vorliegen. Beschreibe außerdem, ob künftig regelmäßig neue Belege hinzukommen oder ob es um einen einmaligen Bestand geht.